Quản lý đơn hàng: Thực hiện mua hàng của khách hàng
Khi khách hàng hoàn tất thanh toán thành công trên trang web của bạn, Đơn hàng mới sẽ được tạo trong PolyCMS. Quản lý hiệu quả các đơn đặt hàng này là rất quan trọng để cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc và giữ cho doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru.
Hướng dẫn này giải thích cách xem, xử lý và thực hiện đơn hàng trong bảng quản trị của bạn.
Bảng điều khiển đơn hàng
Để truy cập dữ liệu bán hàng của bạn, hãy điều hướng đến Thương mại điện tử > Đơn hàng.
Tại đây bạn sẽ thấy danh sách theo thứ tự thời gian của tất cả các giao dịch mua được thực hiện trên cửa hàng của bạn. Thông tin chính như Số đơn đặt hàng, Tên khách hàng, Ngày, Tổng số tiền và Trạng thái hiện tại được hiển thị trong nháy mắt.
Hiểu trạng thái đơn hàng
Đơn đặt hàng trong PolyCMS tuân theo một vòng đời cụ thể. Hiểu những trạng thái này là điều cần thiết để xử lý đơn hàng:
Đang chờ xử lý: Khách hàng đã bắt đầu quá trình thanh toán nhưng khoản thanh toán vẫn chưa được xác nhận (phổ biến đối với Chuyển khoản ngân hàng hoặc giao dịch PayPal đang chờ xử lý).
Đang xử lý: Thanh toán đã được nhận thành công. Đơn hàng hiện đang ở trong hàng đợi của bạn và đang chờ được đóng gói và vận chuyển.
Đã hoàn thành: Bạn đã gửi sản phẩm vật lý (hoặc hệ thống đã tự động gửi bản tải xuống kỹ thuật số). Giao dịch đã hoàn tất.
Đã hủy: Đơn hàng bị khách hàng hủy hoặc thanh toán không thành công.
Đã hoàn tiền: Khách hàng đã yêu cầu trả lại hàng và số tiền đã được gửi lại cho họ.
Xử lý đơn hàng
Khi bạn nhận được đơn đặt hàng mới (thường được biểu thị bằng thông báo qua email và trạng thái "Đang xử lý"), hãy nhấp vào Số đơn đặt hàng để xem chi tiết.
Màn hình Chi tiết đơn hàng cung cấp mọi thứ bạn cần để thực hiện giao dịch mua:
1. Thông tin chi tiết và địa chỉ của khách hàng
Ở phía bên trái, bạn sẽ thấy thông tin liên hệ của khách hàng, Địa chỉ thanh toán (nơi gửi hóa đơn) và Địa chỉ giao hàng (nơi bạn cần gửi sản phẩm thực tế).
2. Đặt hàng
Phần này liệt kê chính xác những gì khách hàng đã mua, bao gồm các biến thể cụ thể (như kích thước hoặc màu sắc), số lượng và giá họ đã trả tại thời điểm mua.
3. Nhật ký thanh toán và giao dịch
PolyCMS duy trì một lộ trình kiểm tra an toàn. Tại đây, bạn có thể biết chính xác cổng thanh toán nào đã được sử dụng (ví dụ: Thẻ tín dụng, Giao hàng tận nơi, Chuyển khoản ngân hàng) và xác minh xem giao dịch có thành công hay không.
4. Ghi chú đặt hàng
Bạn có thể sử dụng phần Ghi chú đơn hàng ở thanh bên phải để:
Thêm Ghi chú Riêng tư: Viết bản ghi nhớ nội bộ cho nhân viên của bạn (ví dụ: "Khách hàng gọi điện để thay đổi địa chỉ giao hàng").
Gửi ghi chú cho khách hàng: Thêm số theo dõi hoặc tin nhắn được cá nhân hóa sẽ được gửi trực tiếp qua email cho khách hàng.
Tạo hóa đơn
PolyCMS có hệ thống "Hóa đơn bất biến" mạnh mẽ. Điều này có nghĩa là khi hóa đơn được tạo, nó sẽ chụp nhanh dữ liệu kinh doanh tại thời điểm chính xác đó, đảm bảo tuân thủ các quy định về kế toán và thuế.
Để tạo hóa đơn:
Mở chi tiết đơn hàng.
Ở thanh bên phải, hãy nhấp vào nút Tạo hóa đơn.
Hệ thống sẽ tạo hóa đơn PDF vĩnh viễn với số theo dõi an toàn, duy nhất (ví dụ: INV-R7X9Q2YV).
Sau đó, bạn có thể tải xuống bản PDF này hoặc gửi email cho khách hàng.
Thực hiện đơn hàng
Sau khi bạn đã đóng gói thực tế các mặt hàng và giao chúng cho hãng vận chuyển:
Thêm số theo dõi vận chuyển vào Ghi chú đơn hàng (đảm bảo chọn "Gửi cho khách hàng").
Thay đổi trình đơn thả xuống Trạng thái đơn hàng ở góc trên cùng bên phải từ "Đang xử lý" thành "Đã hoàn thành".
Nhấp vào Cập nhật đơn hàng.
Hệ thống sẽ tự động gửi email cho khách hàng để thông báo gói hàng của họ đang được chuyển đến!